Mit dem neuen Jahr kommen die guten Vorsätze. Mehr Sport, eine gesündere Ernährung, oder aber die gegebene Zeit bewusster nutzen. Da wir weder einen Fitness- noch einen Food-Blog betreiben, leben wir nach der Faustformel: An apple a day keeps the doctor away. Doch kommen wir zur Produktivität.

Bereits letztes Jahr haben wir uns ans Herz gefasst und gesagt, was gesagt werden musste: Multi-Tasking ist Quatsch. Pünktlich zum Jahresstart knüpfen wir dort an. Hier kommen ein paar frische Tipps, um deine Produktivität sinnvoll anzukurbeln.

 

Verzichte auf die Schlummertaste

Die Snooze-Funktion in Smartphones ist reizvoll – aber schlicht wider der natürlichen Konditionierung deines Körpers. Je häufiger dein Gehirn durch die Schlummertaste das Signal erhält, weiterschlafen zu können, umso schwerer fällt es dir aufzustehen – und umso zerknautschter fühlst du dich.

Versuche hingegen stets zu einem ähnlichen Zeitpunkt aufzustehen. Verzichte auf die Snooze-Funktion. Sehr bald stellst du fest: Du erwachst tatsächlich vor dem Wecker. Menschen sind Gewohnheitstiere. Dein Gehirn lernt, wann Zeit zum Aufstehen ist. Ohne Snooze wird das Signal eindeutig, wodurch mehr aufputschende Hormone ausgeschüttet werden.

 

Wer die Nacht zum Tag macht, bekommt dauerhaft Schwierigkeiten mit dem Bio-Rhythmus. Wer ständig die Snooze-Funktion benutzt, auch. Foto: Arthur Savary

 

Done is better than perfect

Man kann nichts überarbeiten und verbessern, was noch nicht begonnen wurde. Projekte ganzheitlich zu durchdenken, ist notwendig. Alle Eventualitäten und mögliche Korrekturschleifen vorab einzuplanen, bremst deine Produktivität. Reduziere komplexe Sachverhalten in kleinere Arbeitspakete. Wenn du diese episodisch bearbeitest, entsteht der erste “body of work”.

Nicht perfekt, nicht final, aber strukturiert und inhaltsreich genug. Einerseits motiviert dich der bereits erarbeitete Inhalt fortzufahren. Andererseits erleichtert die vorhandene Arbeitsstruktur deinen Kollegen einen effizienten Einstieg in das Projekt. Fang also an und überarbeite später.

 

Strukturiere dein Projekt in überschaubare Pakete und dokumentiere alles – zumindest grob. So bleibst du inhaltlich am Ball und kannst zu jeder Zeit andere in das Projekt einweisen. Foto: Headway

 

E-Mails nicht immer sofort beantworten

Digitales Medium für offiziellen Schriftverkehr in Unternehmen bleibt (vorerst) die E-Mail. Dennoch eignet sich die Mail eher für Kick-Offs und Meilensteine. Trotzdem kommt sie häufig auch als Chat-Tool zum Einsatz. Das Resultat: Schier unendliche Mail-Verläufe, ständig wechselnde Mitleser im CC – kurz: kein Workflow.

Für deine erfolgreiche Bürokommunikation solltest du priorisieren: Wichtige Kontakte erhalten eine kurzfristige Reaktion, alle anderen werden in einem festen Zeitfenster abgearbeitet. Die letzte halbe Stunde vor dem Feierabend bietet sich dafür an. Auch die Qualität deiner Antworten wird besser, wenn du sie mit voller Aufmerksamkeit formulierst.

Um stets den Überblick im Postfach zu behalten, kannst du dir Filterregeln einrichten. Dank dieser landen Mails unterschiedlicher Prioritäten automatisch in passenden Ordnern. Darüber hinaus punktest du mit einem Mail-Assistenten für Abwesenheiten bei Kollegen und externen Partnern.

 

Der Workflow ist stets durch Micro Managing und Erreichbarkeit auf allen Kanälen gefährdet. Foto: Tomas Yates

 

Wie macht man nichts richtig?

Nichts tun. Gibt es da Regeln? Wie macht man nichts “richtig”? Beispiel Mittagspause: Übermotivierte Menschen neigen dazu, Pausen auf ein Minimum zu reduzieren, sie zwischen zuschieben. Die Pause wird zu einer geplanten Aufgabe und verliert ihren Erholungswert. Im Extremfall wird das Mittagessen vor dem Rechner eingenommen.

Produktivität ist ein heißes Eisen. Wer nicht produktiv ist, merkt das und leidet eventuell sogar darunter. Auch im Privatleben. Fix werden Hobbys zu Pflichtveranstaltungen, das Treffen mit Freunden zum wöchentlichen Meeting. Die ständige Erreichbarkeit auf allen Kanälen und Netzwerken tut das Übrige.

So kommt beispielsweise der Trend des “Speed Watching” nicht von ungefähr: Um bei regelmäßigen Serien-Marathons auf den Streamingdiensten mithalten zu können, gucken Nutzer ganze Staffeln in eineinhalbfacher, manchmal doppelter Geschwindigkeit. Die Plugins dafür liefern Browser-Entwickler gleich mit. Genuss pur.

Zeit verstreichen zu lassen und Momente mit allen Sinnen zu erleben, ist nicht nur der Lieblingsspruch eines jeden Yoga-Bestsellers. Es funktioniert. Bedingung ist, den Gedanken loszulassen, auch während deiner Freizeit etwas leisten zu müssen. Versuche es einfach. Sei es ein Spaziergang, gemeinsames Kochen oder ein schlichter Serienabend. Bei normaler Geschwindigkeit. Das entlüftet den Kopf und beugt Stress vor.

 

Nichts tun und sich auf den Moment konzentrieren, wirkt manchmal wie Medizin. Wann warst du das letzte Mal einfach spazieren? Foto: Tim Goedhart