Produktivität beschreibt die Menge an erledigten Aufgaben und die daraus entstandenen Resultate. In einer Gesellschaft, die vom Leistungsgedanken getragen wird, ergänzt sich das um die Effizienz: In welcher Zeit schaffst du wie viele deiner Aufgaben gleichzeitig? Möglichst ohne Qualitätsverlust. Multitasking. So funktional das ist, so staubtrocken ist es.

Es gleicht einem Naturgesetz, dass uns allen Gewohnheiten innewohnen, die unsere Produktivität einschränken. Ein Gleichgewicht also? Nicht direkt. In Summe verlierst du wertvolle Stunden. Dabei musst du produktives Verhalten gar nicht neu erlernen (falls doch, hier ein paar clevere Tipps in Sachen “Motivation”). Du kannst allerdings lernen, klassische Produktivitätskiller zu erkennen. Hier die Top-Produktivitätskiller und wie du sie vermeidest:

 

Produktivitätskiller 1: Multitasking

“Wer zwei Hasen jagt, fängt keinen von beiden.” – Russisches Sprichwort

Multitasking ist Quatsch – Du brauchst rund 15 Minuten eingehende Konzentration, um wirklich in eine Aufgabe eintauchen zu können. Die entstehende Mischung aus bereits erbrachter Leistung und dem Optimismus bezüglich der Aufgabe ergibt ein Hochgefühl, das gerne als Flow bezeichnet wird. Dieses Eintauchen in Arbeit, auch als im Tunnel sein bekannt – funktioniert nur, wenn du dich genau einer Sache widmest. Dennoch stürzen wir uns regelmäßig auf mehrere Aufgaben gleichzeitig und versuchen zwanghaft, diese effizient abzuarbeiten. Warum passiert das?

Eine gefühlte Wahrheit scheint zu sein, dass es zur sozialen Gepflogenheit der Generationen Y und Z gehört, in Bewerbungsgesprächen, Lebensläufen und auf Partys hervorzuheben, man wäre “multitasking-fähig”. Zu leicht verfängt man sich in komplexen Aufgaben, die parallel abzuarbeiten fast unmöglich ist. Häufig fehlt es gerade Berufseinsteigern schlicht an Erfahrung, ob und wie viel sie sich zeitgleich zumuten können.

Wer umfangreiche Projekte zeitgleich betreut, sollte sich gut strukturieren und bezüglich des Zeitplans realistisch mit seinen Auftraggebern sein. Andererseits kann Multitasking zum Zeit- und Nervenfresser werden. Foto: Tim Gouw

Dabei belegen bereits wissenschaftliche Untersuchungen, dass deine Effizienz sinkt, sobald du verschiedene Aufgaben gleichzeitig bearbeitest, anstatt dieselben Aufgaben in Serie abzuarbeiten. Das Ergebnis: Fehler, ein erhöhtes Unfallrisiko und eine Minderung der ganzheitlichen Leistungsfähigkeit¹.

 

Produktivitätskiller 2: Displays

Besonders fies sind Produktivitätskiller, die sich in deine Freizeit schleichen. Natürlich ist es reizvoll, die neuen Folgen deiner Lieblingsserie – am besten gleich am Stück – zu schauen. Nebenbei wirfst du immer mal einen Blick aufs Handy: Nachrichten, Daddeln bei Instagram, eine kurze Recherche zur Serie – doch was ist daran gesundheitlich problematisch?

Ein kurzer Exkurs in die Physik bringt Licht ins fachliche Dunkel: Das morgendliche Sonnenlicht ist besonders reich an blauem Licht. Unser Gehirn kennt blaues Licht als sicheres Signal, dass ein neuer Tag angebrochen ist. Infolgedessen stoppt es die Ausschüttung des Hormons Melatonin, das deinen Tag-Nacht-Rhythmus steuert. Je weniger Melatonin in deinem Körper unterwegs ist, umso wacher bist du.

Jeder hat es schon mal gemacht und bereut: Binge Watching. Das endlose Streamen von Serien und Informationen kann sich vor allem in späteren Abendstunden negativ auf den Bio-Rhythmus auswirken. Foto: Jay Wennington

Während dein Smartphone, dein Fernseher und weitere Display-Geräte dich anstrahlen, produziert dein Körper nur sehr schwer Schlafhormone, egal wie spät es ist. So erklärt sich gleichzeitig der „Ich kann nicht einschlafen“-Effekt beim Binge-Watching. Irgendwann ist es 0 Uhr, dann 1 Uhr, dann 2 Uhr. Ein Teufelskreis. Fehlender Schlaf mindert deine Produktivität erheblich.

 

Produktivitätskiller 3: Prokrastination

Es gibt Aufgaben, die schwierig, anstrengend – ja, fast bedrohlich – wirken. Gern werden diese auf den späteren Nachmittag, den Abend, den nächsten Tag oder auch ans Monatsende geschoben. Tatsache ist aber, dass wir Menschen eher am Vormittag über die meiste mentale wie körperliche Energie verfügen. Komplexe Aufgaben früh am Tage anzugehen hat drei Vorteile:

Du hast mehr Power. Der Tag ist noch jung, du hast deine Reserven noch und dein Kopf musste bis dato nur wenige Informationen verarbeiten. Außerdem schüttet der Arbeitserfolg Endorphine aus – ein sehr befreiendes Gefühl, das dir den Rest des Tages versüßt. Ferner bist du die gedankliche Blockade dieser Herausforderung los.

 

Produktivitätskiller 4: Meetings

Das Wort „Meetings“ vermittelt Gemeinschaft, den Austausch auf Augenhöhe und Produktivität. Realistisch betrachtet sind Meetings häufig wegen fehlender Struktur und aufgeblasener (Ir)Relevanz reine Zeitfresser. Nicht selten existieren solche Treffen aus einer gewachsenen Tradition heraus, ohne bedeutend den Arbeitsprozess voranzutreiben.

„Ich bin nochmal fix im Meeting“ – sprach er und wurde nie wieder gesehen. Meetings mutieren zum Zeitfresser, wenn sie nicht regelmäßig auf ihren Sinn hin überprüft werden. Foto: Dylan Gillis

Ein Meeting muss einen einen Fahrplan, Struktur und Transparenz in ein Team oder eine Abteilung bringen. Ab einer Teamstruktur von drei Leuten bietet sich ein wöchentlicher Termin zur Absprache an. Spontan einberufene Treffen im größeren Rahmen sollten vermieden werden. Steht der Termin, sollte eine klare, wiederkehrende Agenda den Ablauf vorgeben.

Als Einstieg können bestimmte Ergebnisse der letzten Woche ausgewertet werden, um danach laufende und anstehende Aufgaben zu besprechen. Es ist stets gut, Raum für persönliche Anmerkungen und Empfindungen zu lassen. Ein Team ist schließlich auch ein sozialer Apparat. Sogenannte Stand-up Meetings, in dem dann tatsächlich auch alle Teilnehmer stehen, hilft, den zeitlichen Rahmen knackig zu halten.

 

¹ van der Linden, D., Keijsers, G. P. J., Eling, P., & van Schaijk, R.: Work stress and attentional difficulties: an initial study on burnout and cognitive failures. In: Work & Stress. Nr. 19, S. 23–36